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激励的关键是激发内趋力

作者: 佚名  上传时间:2008-03-26  浏览:137

    在项目开展过程中,常常由于项目成员拒绝服从指示等事情困扰了很多负责ERP实施的项目管理者。

  项目团队管理一直是一个世界性的课题,关于此方面的论述也非常多,可谓见仁见智。一般认为,将肩负参与项目运作的团队成员按照特定的模式组织起来,协调一致,以实现预期项目目标的持续不断的过程称为项目团队管理。项目团队管理的好坏将决定项目实施在多大程度上的成功。ERP实施项目更是如此。

  然而在项目开展过程中,常常由于项目成员不愿做额外的工作或者加班,不能按时达到标准。迟到、早退或旷工,拒绝服从指示等事情困扰了很多负责ERP实施的项目管理者。

  为什么会这样呢?我们认为主要有以下几个原因。

  ERP项目是个苦差

  企业ERP系统是通过信息技术这一手段,把优秀的、规范的管理固化下来,同时也通过信息技术的革新带动管理的进一步优化。在这其中,信息技术与企业管理是有机结合的,并相辅相成,进而达到合理配置企业资源、降低成本、提高生产效率。最终加强企业的核心竞争力,以实现利润最大化。因此ERP项目实际上是一项大的变革工程。

  国内外大量研究表明,对变化的抵触是人的本性之一。变革带来的利益改变或冲突使人对变革的抵触加剧,主动接纳变化、偏好变革的人相对而言属于少数。因此涉及管理变革的项目一般都会阻力重重。

  另外ERP项目实施一般周期不超过一年或更短,而在如此短的实施期内要进行项目管理、总体业务蓝图、流程设计、硬件搭建、软件系统设计、业务案例测试、数据准备、文档编写以及培训宣传等各项工作,这些工作相互依托、错综复杂,其实施难度可想而知。因此参与ERP项目的成员需要具备较高的知识、技能与意志品质。

  项目团队的成分复杂

  ERP项目的实施必然会涉及到企业管理的方方面面,譬如:销售管理、财务核算管理、采购管理、存货管理、生产管理、人事管理、成本管理等。而这些管理又是通过企业的各个组织单元或各个部门互相协同来完成的。即,实施ERP项目绝不是企业信息技术部门可以独立完成的,它必须是由企业实施各项管理职能的相关部门与企业IT部门共同来完成的。

  因此参与到ERP项目实施的成员是由各个相关部门的关键人员共同组成,通常该团队还会包括外部咨询机构的人员。

  人员层次参差不齐是必须面对的现实,这必然导致项目成员难以管理与激励。由于项目小组里的成员来自不同的部门,非常习惯站在各自部门的角度提出问题以及解决方案。因此,项目组的协调工作难度巨大,经常会出现由于工作开展时总是沟通再沟通,但是意见始终不统一,使整个项目停滞、计划延迟,甚至项目瘫痪。

  交叉管理需磨合

  ERP项目组毕竟是一个临时搭建的组织,项目实施一般不超过一年,它只为项目目标而存在,因而不可能成为一个长期的部门。因此,参与ERP项目实施的人员对项目组明显缺乏归属感。同时项目成员来自不同部门或单位,既受到项目组的管理也受到原部门领导的管理,这种状况将使归属感更为减弱。

  另外项目管理团队是新成立的组织,项目组成员之间的协作一般需要依次经历初创期、磨合期、规范期、成熟期和解散期等阶段的磨合。这在一定程度上也增大了激励的难度。

  那么如何才能使团队活起来呢?以下措施或许能带来一些启示。

  好“头儿”的背后是好方法

  由于ERP项目的复杂性,项目成员的选择是项目成功与否的前提。从上述案例可以看出,项目总监的人选本身就有些差强人意。作为ERP实施的项目总监不仅需要具备丰富的IT知识,更需要具备丰富的管理经验以及较强的沟通协调能力,还需要具备一定的权威性。

  而一般企业里的IT部门非强势管理部门,其领导者自身的权威性就显不足。同时从材料上可以发现,项目总监陈新的信息化技术背景较强,而管理经验不足,作为总监的人选并不完全适合。其作为项目总监需要得到更具权威性的领导者的指导。

  除总监外,项目其他成员的选择也需要慎重,除了IT技能与工作经验外,成员的意志品质、沟通协作能力、务实的态度是选择的主要方面。有经验的项目经理都知道,满意的项目成员组成的团队预示着项目已成功了一半。

  将目标与责任合理分解

  任何ERP项目的开展都是分步进行的。阶段性目标与责任的分解是否合理、计划制定是否可行会直接影响项目的进程与成员的工作绩效,从而影响项目成员的工作热情。

  如果项目成果经常无法按期完成,项目成员的工作安排苦乐不均,怎么能不使他们产生怨言。

  本材料中,前期数据收集没有按期完成,计划与实际差距很大,主要原因就是前期的工作安排不合理,没有充分意识到数据收集的艰巨性,人力分配也不充足。

  经验表明,合理的目标分解与计划安排能够使项目成员减少挫折感,增强工作的信心与成就感,其激励效果远大于经济上的刺激。然而合理的目标分解需要项目总监的丰富经验以及合理的计划制定技能。这方面很多项目管理的专业书籍都有论述,这里就不再讨论。

  及时检查纠偏,合理考核

  一般而言,计划赶不上变化的状况在任何项目上都会存在。因此定期检查,及时纠偏成为了项目管理非常重要的一环。本案例中,基础数据收集无法按时完成的情况一个月后才被发现,说明该项工作没有及时受到检查,否则计划的调整早就开始了,不会造成过大的计划执行偏差给项目成员带来的心理挫折感。

  另外ERP项目实施的参与者,除了IT人员外,其他人员一定是自身的岗位工作与项目工作齐头并进。于是关键问题就在于,如何保证这些人对项目工作非常投入,而且保证项目工作的顺利开展。

  这就要将其所担负的项目工作纳入到其绩效考核中,让他意识到项目工作并不是可有可无的,是与其本职工作同等重要的。从上述材料看,项目成员工作的考核并没有清晰提出,是否合理也无从得知。

  激励别僵化

  光有考核是不行的,否则只会对实施者产生被动甚至抱怨的感觉。如果工作量超负荷,实施者很容易造成破罐破摔的心理。因此,还需要有激励的手段。将项目工作完成的好坏直接与个人收益挂钩是最常见的激励手段。但仅有经济激励是不够的,一些非经济激励措施如:高层领导直接关注、单独设立项目奖励基金、升职、延长带薪休假、给予培训深造的机会等运用会很好地激发团队成员的工作热情。

  这样,团队成员就会从被动无奈中转变成主动投入,而且将会对工作发挥创造性作用,如果这方面进展得较为顺利,那么这支队伍已具备了一个良好的基础环境。

  让“文化”帮忙

  虽然项目实施团队是一个临时性组织,但也需要塑造良好的文化。实践证明,创造一种开放和自信的气氛,使全体团队成员有统一感和使命感,鼓励项目成员形成沟通协作的文化是一些成功项目团队制胜法宝。

  由于ERP项目的实施存在着许许多多“知与行”的矛盾,甚至有的工作将会反复,每个参与实施的人都可能随时遇到挫折,如果这样的情绪不及时进行调整,在队伍中弥漫,项目实施可以说是“风中之烛”,有随时熄灭的危险。

  因此良好的文化可以增强团队凝聚力与个人成就感提升项目成员抵御挫折的能力。营造项目团队文化的方式较多,譬如说利用业余时间开个沟通会或者组织去户外进行集体游玩,使得大家相互充分了解,甚至成为朋友,这将会使得团队成员之间更加紧密,产生一定的归属感。

  另外,尽量组织一些类似团队拓展之类的活动,比如:跨越高空断桥、高空抓杠、野外求生、挪汽油桶等等,通过这些活动使大家增强自信、打消挫折感,更加相信集体的智慧与团队的力量。同时,团队的凝聚力也就形成了。

  另一方面,需要组织专人对项目进展情况、项目实施的艰辛、实施者的奉献精神,以及项目已经取得的点点滴滴成果等各方面,在企业内进行广泛宣传,这样一方面可以使得企业内的所有人及时了解ERP项目的情况同时给予相应的支持,更重要的是使项目成员产生很强的成就感。

  当然,使项目团队活起来还有很多其他好的方法或方式,在此并不一一表述,希望以上所提到的几点,能为即将实施ERP或正在实施ERP的企业带来启迪与帮助。
作者:北大纵横管理咨询集团合伙人 林涵武



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