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职业化助理与秘书综合技能训练

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培训受众:

企业各级行政管理人员、各级助理和秘书、办公室主任等。

课程收益:

§ 学会编写自己的岗位说明
§ 明确行政管理工作必须掌握的各种专业知识
§ 学会奠定非领导的“领导”地位
§ 运用流程化管理技能提升行政管理工作水平
§ 有效利用时间管理的工具,提高自身工作效率
§ 规范文档管理为企业运营发挥重要作用
§ 提升的商务公文写作技巧,提高驾驭文字的能力
§ 学习掌握会议的组织策划和高效主持会议技巧
§ 了解商务接待活动中各项礼仪,体现企业良好形象

课程大纲:

第一部分 职业素养篇
一、秘书/行政助理职业特性与素质要求

1、秘书/助理人员的自我角色定位
- 初级秘书/助理:事务性文员
- 中级秘书/助理:事务性文员+协助管理
- 高级秘书/助理:独立管理+事务处理
2、优秀秘书/助理人员的胜任素质
- 如何提升秘书/助理人员的素质
- 优秀秘书与一般秘书的差异
案例分析:对待岗位的三种不同观点的人,命运怎么就这么不一样呢?
- 第一种人认为:初级秘书不就是端茶倒水,接听电话,就是个“万金油”角色;
- 第二种认为吃年轻饭,混日子;
- 第三种可是个有心人,知道脚下的路该怎么走,剖析她的成功路是怎么走的。
二、秘书/助理的职业生涯规划

1、什么是职业生涯规划?
2、为何要进行个人职业生涯规划?
- 分析自我,确立人生的方向
- 准确评价个人特点和强项,在职业竞争中发挥个人优势
- 看到秘书/助理职业发展规划的前景,提供前进的动力
3、职业生涯规划的简单步骤
- 掌握SWOT分析工具进行自我分析
- 运用“5W提问”法进行自我分析
What I am? 我是什么样的人?
What I want? 我想要什么?
What I can do? 我能做什么?
What fit I most? 什么是最适合我?
What I can choose?我能够选择什么?
三、秘书/助理商务礼仪规范

1、塑造良好的个人职场形象
- 着装的TOP原则
- “拒绝”着装败笔—着装误区
- 恰当的肢体语言让自己成为一个有素养的人
2、基本商务礼仪
- 办公室礼仪
- 接待礼仪
- 电话礼仪与应对技巧
现场演示:如何着装让我更优雅和自信
四、深圳高级秘书培训、深圳行政助理培训、办公室5S管理

5S的概念
推行5S的重要性
如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作
长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法
快速掌握5S技巧
第二部分 工作技能篇
一、时间管理及工作统筹技巧

时间管理的误区
时间管理的原则
- 目标管理与80/20法则
- 缓急轻重的优先管理
- 个人时间与领导工作时间计划与安排
时间管理小窍门
办公室接待与电话处理
上级的时间管理与安排
自我情绪控制与压力管理
上司出差日程管理与工作计划
小组讨论:“你一天的工作是怎么安排的?”
我们每个人的生命就是通过时间来计算的。如果活到70岁,你拥有25500天。每人每天都有24小时,1440分钟,86400秒。人——倒计时,人的出生是偶然,但死亡是必然,如何管理你好你的时间,让自己活出精彩?
二、会务组织与管理

成功组织会议的技巧
组织阶段的工作:
- 会前准备
- 会中协助
- 会后整理
会议座次安排的学问
三、信息、文档管理与运用

1、信息收集
- 信息工作的六个基本要求和三个诀窍
- 收集信息工作的三个诀窍
- 信息的查实及传递
- 信息的储存与保密
2、文档管理
- 文档分类及储存的工作规范
- 文档查阅及分装的工作规范
- 文档销毁及保密的工作规范
四、行政公文写作技巧与处理实务

1、行政公文写作的基本要求
2、行政公文的格式
3、常用行政公文写作及公文格式要素范例
- 通用公文:
- 事务公文:
- 礼仪文书:
第三部分 统筹管理篇
一、秘书/助理人际沟通与工作协调技巧

1、成功沟通的秘诀
- 学会聆听:不轻易打断对方的话
- 怎样反问:了解对方的需求
- 如何肯定:肯定对方—微笑、点头、是是是
- 表明立场:拒绝的艺术
- 提出解决方案:提出2-3个解决方案
2、有效沟通过程及环节
- 信息发送、接收、反馈
- 有效发送的技巧
3、认识你的沟通对象
- 与上级沟通的原则
- 与各种性格的领导打交道技巧
- 跨部门的沟通技巧
二、行政管理人员办公室事务管理

后勤管理(前台、车辆、食堂、清洁)
办公室设备管理(电话、传真、复印机、电脑)
员工安全和保密工作
公共关系管理
三、事物性项目性工作的组织管理

事务工作有哪些
学会列事务清单
用项目计划管理工作
- 沙盘演练:如何设计大型接待计划并实施
四、课程分享:我学到了什么?

培训师介绍:

 
韦老师曾任上海LYMA(英国)人力资源总监,深圳海王药业集团(上市公司)大区总经理,上海WATA (日资)总经理、恒源祥、苏州三药厂、苏州房屋置换中心、苏州委易印刷、太仓仓环、太仓恒鑫、太仓德威、上海天使股份、徐州维维集团、江苏新事达、苏鑫集团、深圳礼安电子、苏州松下电子、台湾冠鑫电子、苏州大学文正学院、重庆金夫人、香港屏洋服饰、香港托尼-艾加电子、杭州远大等企业顾问。学历:MBA(留学新加坡)人力资源方向,擅长的项目有企业行政效能系统、人力资源系统、市场营销系统、CIS系统市场导入。策划的项目有56项,其中成功策划海王张铁林华东招商会、苏州沈阳两市市政府联谊会。培训的学员有两万余人。

本课程名称: 职业化助理与秘书综合技能训练

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