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高级秘书、助理和行政人员综合技能提高训练

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培训受众:

企业各级行政管理人员、各级助理和秘书、办公室主任等。

课程收益:

明确各级行政管理人员的职业发展方向;
明确行政管理工作必须掌握的各种专业知识;
运用流程化管理技能提升行政管理工作水平;
有效利用时间管理的工具,提高自身工作效率;
规范文档管理为企业运营发挥重要作用;
提升的商务公文写作技巧,提高驾驭文字的能力;
学习掌握会议的组织策划和高效主持会议技巧。

课程大纲:

课程背景:

随着我国企业管理向国际先进管理水平的迈进,行政管理岗位的重要性也日益凸显。统筹企业行政管理、参与重大事项的决策、谋划企业的运营与发展……如 今,一个行政管理人员是否称职不仅影响着公司各项事务的效率,还直接关系着企业战略的成败,由此可见,社会对行政管理人员素质和能力的要求也是今非昔比。
为帮助职业秘书(助理)全面提高自身综合素质,以满足当前工作的需要并为今后走上更高层的管理岗位做好知识储备,我们特举办“企业行政工作统筹管理 与职业秘书(助理)业务提升高级研修班”,课程将以国际通用的职业标准为基础,结合老师多年从业的经验,加之其独到精深的讲解呈现和训练点评的专业实力, 对企业行政管理人员进行科学、专业、先进的系统化训练。


第一部分 职业素养篇 4小时

一、行政人员(秘书/助理)的职业特性与素质要求
1.准确自我定位
a)初级:事务性文员
b)中级:事务性文员+协助管理
c)高级:独立管理+事务处理
d)现场演示:“用什么方式说话,永远比说什么更重要”
2.优秀人员的胜任素质
a)如何提升秘书/助理/前台人员的素质
b)优秀与一般的差异――修炼良好心态
c)案例分析:对待岗位的三种不同观点的人,命运怎么就这么不一样呢?
d)第一种人认为:初级秘书、文员不就是端茶倒水,接听电话,就是个“万金油”角色;第二种认为吃年轻饭,混日子;第三种可是个有心人,知道脚下的路该怎么走,剖析她的成功路是怎么走的。
e)如何理解五星级的秘书/助理――从优秀到卓越
f)案例:老板眼中的五星级秘书/助理

二、职业生涯规划
1.什么是职业生涯规划?
2.为何要进行个人职业生涯规划?
a)分析自我,确立人生的方向
b)准确评价个人特点和强项,在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势
c)看到秘书/助理/前台人员职业发展规划的前景,提供前进的动力
3.职业生涯规划的简单步骤
a)掌握SWOT分析工具进行自我分析
b)运用“5W提问”法进行自我分析
i.What I am? 我是什么样的人?
ii.What I want? 我想要什么?
iii.What I can do? 我能做什么?
iv.What fit I most? 什么是最适合我?
v.What I can choose?我能够选择什么?
c)走进实战: “我的命运我把握,我的前途我做主。”
d)运用SWOT分析工具认识自我
e)你知道您是几号性格的人吗?你不能在困惑了,结束一直“茫、盲、忙”的状态
f)建议寻找通过20%的努力就能到达80%的效果的领域发展

三、秘书/助理职场礼仪规范
1.塑造良好的个人职场形象
a)第一印象
b)衣着是助你成功的重要工具
c)衣着应体现团体特征
d)与你所处行业风格相吻合
e)以老板为榜样
f)决定服装品质的要素:面料、做工、合体程度
g)衣柜“大扫除”――现有衣服的评价与淘汰原则
h)服装色彩与图案
i)服装搭配技巧
j)场合着装礼仪――特殊场合着装原则
k)掩饰身材缺陷的着装原则
l)成功着装十大秘诀、避开职业形象“雷区”
2.基本职场礼仪
a)仪态训练的基本功
站姿的变化
坐姿变化
走姿训练
握手礼要领及练习
敲门要领及练习
目光凝视规范与视线控制
身体语言
b)乘坐轿车的礼节
c)商务接待的礼节
d)电话礼仪
e)会议礼仪
f)商务旅行中的礼仪
四、办公场所5S管理
1.5S的概念
2.推行5S的重要性
3.如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作
4.长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法
a)现场模拟:算一算人生有多少年在工作?良好的环境对我们有多重要,教会你5分钟快速掌握5S技巧
b)职业形象塑造,不是您个人的事,常听到这样的话,看到您就看到了您领导的品味。责任重大
c)从改变自己开始吧!
d)案例:为什么有需求,见了我后需求就没有了

第二部分 工作技能篇 5小时

一、时间管理及工作统筹技巧
1.时间管理的误区
a)误区一:工作缺乏计划
b)误区二:组织工作不当
c)误区三:时间控制不够
d)误区四:进取意识不强
2.时间管理的原则
a)明确目标
b)制定计划
c)与别人的时间取得协作
d)避免过多会议、电话干扰
e)避免给工作指定优先等级
f)克服拖延的习惯
3.时间象限管理法
a)第一象限是重要又急迫的事
b)第二象限是重要但不紧急的事
c)第三象限是紧急但不重要的事
d)第四象限属于不紧急也不重要的事
4.如何制定SMART的工作目标
a)理解SMART的概念
b)分解SMART的细节

二、会务组织与管理
1.成功组织会议的技巧
2.组织阶段的工作:
a)会前准备
b)会中协助
c)会后整理
3.会议座次安排的学问
a)练习:小组讨论:如何协助召开公司例会
b)案例:如何应对会议中的“漏洞”?
c)现场模拟:会议记录及纪要训练
d)案例分析:9段秘书如何做会议管理

三、信息、文档管理与运用
1.信息收集
a)信息工作的六个基本要求和三个诀窍
b)收集信息工作的三个诀窍
c)信息的查实及传递
d)信息的储存与保密
2.文档管理
a)文档分类及储存的工作规范
b)文档查阅及分装的工作规范
c)文档销毁及保密的工作规范
d)案例:李秘书的返工引起的深思

四、行政公文写作技巧与处理实务
1.行政公文写作的基本要求
2.行政公文的格式
3.常用行政公文写作及公文格式要素范例
a)通用公文:
b)事务公文:
c)礼仪文书:
4.撰写初稿练习:通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写
5.现场研讨:领导公文文种混淆(关于…请示报告),您是知道领导错了,您如何提出来?

五、办公资源的管理、办公设备的维护
1.复印机的维护
2.打印机的维护
3.饮水机的维护
4.投影机的维护
5.如何控制办公资源的浪费?
6.日本企业有效控制成本的案例

第三部分 统筹管理篇 3小时
一、秘书/助理人际沟通与工作协调技巧
1.游戏导入:四分之一游戏
2.有效沟通技巧
a)完整的沟通过程:信息发送、接收、反馈
b)有效发送信息的技巧
c)关键的沟通技巧--积极聆听
d)有效反馈技巧
3.高效沟通的基本步骤
a)步骤一事前准备
b)步骤二确认需求
c)步骤三阐述观点--介绍FAB原则
d)步骤四处理异议
e)步骤五达成协议
f)步骤六共同实施
4.人际风格沟通技巧
a)人际风格的四大分类
b)各类型人际风格的特征与沟通技巧
c)分析型人的特征和与其沟通技巧
d)支配型人的特征和与其沟通技巧
e)表达型人的特征和与其沟通技巧
f)和蔼型人的特征和与其沟通技巧
5.电话沟通技巧
a)接听、拨打电话的基本技巧和程序
b)接听、拨打电话的基本技巧
c)接听和拨打电话的程序
d)转达电话的技巧
e)应对特殊事件的技巧

二、行政管理人员办公室事务管理
1.后勤管理(前台、车辆、食堂、清洁)
2.办公室设备管理(电话、传真、复印机、电脑)
3.员工安全和保密工作
4.公共关系管理
5.全景案例:某公司年度大型庆典活动策划始末
6.案例:如何应对车辆管理的“漏洞”?

三、事物性项目性工作的组织管理
1.事务工作有哪些
2.学会列事务清单
3.运用工具:OEC法处理工作事务
4.用项目计划管理工作
5.运用甘特图管理工作项目进度案例演练

第四部分、学员发言、总结 10分钟左右
现场竞答,评出优胜组发。

培训师介绍:

 
国家企业培训师、国家心理咨询师
国家职业指导师、高级人力资源管理师
北京大学MBA
富士康IE学院特聘高级讲师
中国工商管理字院特聘讲师
北京大学案例研究中心认证讲师
中国移动事业部讲师团核心成员
专注于人力资源研究18年
任人力资源管理实战课讲师10年
20多个行业1800多场企业内训公开课经验
18年人力资源管理经验,课很实用、实在、很有感染力、揉合心理学、加上人力资源管理的深厚功力,将每块理论结合实际,真正帮到学员和企业。

工作经验:
西北工业大学特聘教授
北京大学案例研究中心认证讲师
中国移动事业部讲师团核心成员
清华大学职业经理训练中心高级讲师
华润集团人力资源顾问
用友软件股份有限公司人力资源顾问
深圳市大族激光科技股份有限公司人力资源顾问
深圳市富安娜集团公司人力资源总监
深圳市同洲电子股份有限公司人力资源总监
深圳市海雅集团人力资源总监。

本课程名称: 高级秘书、助理和行政人员综合技能提高训练

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