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职业秘书/助理综合能力提升

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培训受众:

职业秘书,行政助理,前台接待,以及有志于从事该职业的人士

课程收益:

专业秘书与助理的职业规划与成功展望
高级秘书与助理所需的职业素质、专业知识与业务技能
职业化形象的塑造与提升
掌握性格分析,了解他人的内心世界
树立角色意识,全力辅助上司,增强个人、企业竞争力

课程大纲:

一、暖场及课程介绍
1.为什么公司需要秘书和助理
2.秘书工作所需的能力概括
3.一个好秘书/助理最重要的“质量”是什么
4.秘书的自我角色定位
5.优秀秘书的胜任素质
6.他山之石:西门子、科勒、家乐福老板眼中的理想秘书

二、秘书礼仪与职业形象
1.通用商务礼仪
2.秘书礼仪介绍
3.西餐礼仪介绍
4.礼尚往来
5.秘书的职业形象
6.个人形象设计
7.色彩和款式
8.场合着装的TPO原则
9.角色扮演:如何接待访客
10.现场演练:丝巾添风采

三、商业写作
1.秘书商务写作的文种及特点
2.秘书商务写作的重要步骤
3.英文书信的结构和格式
4.完美的会议纪要
5.电子邮件的写作要点
6.通知的格式与重点
7.好的范例范文
8.分组练习:谁是写作高手

四、电话技巧
1.规范的接电话技巧
2.如何转接来电
3.如何过滤来电
4.如何留言
5.打电话的技巧
6.组织电话会议
7.语音信箱的管理
8.手机的合理使用
9.如何过滤来电
10.处理问题电话
11.秘书工作万用手册

五、活动组织及会议管理
1.活动与会议筹备
2.场地布置/通知与反馈//与会人员/会议成本/会议项目管理
3.会议活动管理工具
4.会议服务与掌控
5.会议接待的关键要素
6.会后总结与追踪
7.对突发事件的处理能力
8.成功案例分享:开业、剪彩、谈判、签约
9.案例:中秋晚会

六、时间管理
1.重要性和紧急性
2.如何平衡关注力曲线图
3.管理上司的时间
4.管理你自己的“任务清单”
5.测试:三分钟测试

七、文档管理
1.归档原则和分类
2.处理归档前的来件及发出信件
3.电子文件和音像资料的归档
4.如何管理你自己的工作文档
5.上司个人资料归整
6.名片管理

八、沟通技巧
1.沟通的模式―一个双向的过程
2.完美的表达
3.有效的倾听
4.提问和反馈

九、与上司沟通
1.原则:相互帮助,相互协作,成为一个团队
2.相互了解,相互理解,相互信任
3.如何在各种状况下处理与上司的沟通
4.处理问题的能力
5.与上司固定一个沟通时间

十、安排旅行
1.旅行安排需要做什么
2.做旅行安排表
3.做约会安排表
4.订酒店和机票要注意什么?

十一、与同事沟通
1.原则:以你希望被对待的方式对待他人
2.冲突的成因和解决
3.如何与有个性的人打交道

十二、跨文化沟通
1.跨文化沟通模式
2.东西方文化及价值观的差别
3.东西方文化差异的表现
4.有效的跨文化沟通途径

十三、开创成功的职业生涯
1.职业规划的工具和方法
2.职业生涯阶段
3.秘书职业生涯路径

十四、结束语
1.回顾与分享
2.制订个人行动计划
3.文书档案管理5S
4.做自己职业生涯的主人

培训师介绍:

 
孙女士
行业经验
曾先后任职于众达律师事务所总裁助理,开利(中国)有限公司商务经理,柯达(中国)股份有限公司亚太地区主席兼总裁的执行助理。

专业领域
一九九一年毕业于上海国际商业学校英语系,获文学士学位。毕业后,曾先后任职于数家跨国公司担任高级秘书,执行秘书职务,有超过十年的秘书和助理的专业经验。服务的公司中包括欧洲公司,美国公司及台资公司。在九年的工作中,孙女士曾先后参与与组织多次与国家领导人的会见以及总公司高层人员,政府人员来中国访问的接待工作,对于东西方文化背景等均有较深了解。

个人风格
孙小姐以自己丰富的工作经验及亲身体验,结合一定的理论,以“中国秘书”为着眼点,总结出一套十分切合国内秘书实际需要的课程。

曾经合作过的部分客户
扬子巴斯夫化工,美国联合技术,法国银行,西门子集团, 上海贝尔阿尔卡特, 澳洲粮油,飞利浦,和记黄浦,斯巴克林,可隆集团, 中石化,TVSN,法合咨询,挪威斯考根海运集体,贝岭股份、欧倍德等、希森美康医用电子、上汽大众、海虹涂料、保乐力佳洋酒、联合利华、APL、西门子威迪欧、微创软件、圣韵电子、万邦船务等等。

本课程名称: 职业秘书/助理综合能力提升

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