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成功秘书人员基本素质

作者: 佚名  上传时间:2011-05-07  浏览:551
怎么样算是一个成功、成熟的秘书呢呢?标准就是“放心”。“放心”有三层意思:第一层是自己对自己放心,拿到材料、接到任务后,不会心慌,不会手足无措,有自信心。第二层是直接领导对你放心。任务交给你“放心”,相信你能写好、干好。第三层意思是局领导对你放心,知道这件事情是你做的,放心;知道这个材料是你写的,简单看一下就通过,说明也是放心。这样,你就成熟、成功了。  
秘书内勤人员基本素质的要求  
一要有总揽全局的思维。工作职责的特殊性,决定了秘书人员在思考和处理问题时必须与领导的思想同步,要有总揽全局的思维,只有这样才能为领导的决策提供准确、科学的参谋意见,在工作上迎得主动,成为领导的得力助手。所以,一个出色的秘书工作人员要坚持做到“两个必须”。一是必须积极主动地介入和参与中心工作,了解全局工作重点,掌握全局工作动态,及时准确地为领导反馈各种高质量的信息,和有的放矢地提出科学的参谋意见。二是必须站在全局的高度来思考和处理问题。秘书人员,既是领导的得力助手,又是领导的智囊团,这一职责的特殊性要求秘书工作人员在思考和处理问题时必须站在全局的高度。只有这样,才能充分发挥职能作用,有效地做好综合协调工作,准确地处理好各种问题。因此说,秘书人员要有总揽全局的思维,这是做好秘书工作的关键。  
二要有勇于奉献的精神。秘书工作不像其它具体业务工作那么有规律和单一,写起材料不分白天黑夜,费力劳神,十分辛苦。因此,秘书人员要有勇于奉献的精神,要大方、大气,不斤斤计较。没有这种精神,是绝对干不好秘书工作的。  
三要有团结协作精神。现在,工作的综合性要求越来越高,单靠一个人的力量很难完成许多任务急、重的工作。所以,秘书干工作,既要有独当一面的能力,又要有团结协作的意识。特别是在材料写作上,要有“臭皮匠”精神,发挥好团队的力量,经常切磋交流。思想的火花、灵感的突发,常常是在不经意的碰撞中产生的。现在是经济一体化的时代,也应当是知识、智慧共享的时代。我们提倡每个人自己拥有更多的学识,但更提倡把自己的学识贡献出来,让大家共同分享,共同提高。  
四要有开拓创新精神。秘书工作本身就是比较繁杂、琐碎的工作。如果没有开拓创新意识,就容易被日常的工作所淹没掉,而提出的思路和开展的工作就没有特色。
五要有较强的协调能力。要有沟通上下,协调左右的能力。  
六要有较强的抗压能力。秘书工作非常繁忙,有的时候压力是很大的,如材料写出来、有些事情你不懂。怎么办呢?要镇定,不能自己乱了阵脚。然后理清思路,一个难关一个难关地把它攻下来。难关攻多了,水平自然就提高了。  
秘书内勤在学习成长中应注意那些问题  
应该注意以下九个方面的问题:  
一、必须非常注重学习。当今社会,知识经济迅猛发展,信息浪潮让人应接不暇。如果不及时填充自己的知识,墨守陈规,停滞不前,很难胜任秘书岗位,也很难干好文秘工作。学习到底学什么,我认为,工作需要什么就学什么,自己缺少什么就学习什么。对一名文秘人员来说,由于为领导当参谋,为基层搞服务,吃透上级政策是最重要的。所以,文秘人员平时要加强对政策理论的学习,使自己的思想始终与各级党委保持一致,这是做好文秘工作的前提。二是要勤于学习基本知识。除巩固和加强自己文字功底,提高写作能力外,不论是警务、战训、公安管理,还是经济、法律、社会管理等方面的知识都要学习,都要有所掌握。要善于当“杂家”,什么都要学一点,什么都得懂一点,“博学而不穷”。脑子里装的东西越多,肚子里的货越多,那你的本钱也就越大,工作起来就能得心应手。三是要勤于学习业务技能。随着办公自动化程度不断提高,办公节奏加快,要求文秘人员要具有较强的业务技能。脑子反应要快,眼睛看得要准,比如处理一份文件,要迅速提出承办意见,及时送给有关领导阅示;平时查找档案资料,要知道在哪个年度,是哪类别等等。同时,文秘人员要跟上科技发展的脚步,对日常办公用的计算机要能够熟练地操作,能编排打印各种文档,能利用电子邮局收发文等网络知识。
学习进步,不学掉队。学习虽然艰苦,但是充实自己的一种有效途径,所以学习要锲而不舍,长期坚持,不能三天打鱼,两天晒网,兴趣来了就学,没有兴趣就不学习。 
二、必须非常注重思考。拿破仑说,世界上有两种东西最有力量,一是剑,二是思想。而思想比剑更有力量。一个善于并且会正确思考的人,是一个真正有能力的人。思考是学习的继续,思考的过程是对照比较、学以致用、融会贯通的过程,也是理论联系实际不可或缺的重要环节。同时,思考也是创新的第一步,没有思考能力就没有行动能力,就谈不上创新。只有努力养成善于思考的良好习惯,才能提高个人的能力水平。作为秘书人员来讲,要学会在繁忙的工作中真正坐下来,静下心,“闹”中取静,冷静思考。“一次深思熟虑,胜过百次草率行动。”只有多思、深思、思出成效,才能不断提高自身的政策理论水平和业务知识水平,最终成为某一方面的行家里手,使我们的意见、建议更具针对性、更具专业性、更有参考价值。 
谈到思考,就不得不提悟性。悟性好的人,不仅接受快,进入情况快,而且能融会贯通,形成思维的扩散性和创造性。悟性是一种素质,更是一种境界,非一日之功可成。所以讲悟性,要讲两句话,第一句话是“功到自然成”,就是平时要不断地学习,不断地积累,不断地思考,不断地历练,来提升我们的思想水平。第二句话是“功夫在诗外”,更多是通过我们触类旁通、融会贯通来形成我们自己独到的东西,形成我们独到的思维习惯。  
三、必须非常注重知识积累。一个人知识、才能,不是与生俱来,而是日常一点一点积累起来的。有的人之所以聪明,工作能力强,就在于他们善于积累知识。通过一次次的实践,把有益的东西积累在一起,变成自己今后工作的经验,工作起来就很得心应手。有的人工作比较吃力,排除其它因素外,重要的一条就是不善于积累。如文秘人员每年都要写工作总结,如果不注重平时对工作情况、有关材料的收集,写作时就苦于没有素材,就是各单位提供素材,写起来也可能找不着工作重点。一些材料当时可能用不着,说不定哪天会用到,作为文秘人员,在一些细小的问题上都要留心,要有说者无心,听者有意的本领,要见微知著,平时有积累,用时就能够信手拈来,水到渠成。  
四、必须非常注重实践锻炼。一个合格的文秘人员,其背后隐藏多少艰辛,只有从事文秘工作的人员才知道。一个文秘人员在掌握丰富的理论知识后,必须经过日常锻炼、艰苦的锻炼才能将知识转化为能力。所以文秘人员要想把工作做好,提高自己的工作能力,实践是最好方法。在日常工作中,实践锻炼虽然辛苦,有时还会碰壁,只要坚持,苦练,付出总会有回报。  
实践中,要非常注意总结反思。即对自己过手的每一个材料、每一件事情,都要总结反思,不能事情过去了就丢到身后,有空时多揣摩揣摩、回味回味。同时,要多学习别人写得好的材料,学习别人运用材料的方法、怎么谋篇布局、如何谴词造句,如何论证的,等等,必要时,要象解剖麻雀一样解剖文章。经典或自己认为写得好的文章,可以反复看,反复研究。  
五、必须非常注重化为己有。这里所讲的“化”,就是要善于转化上级的要求,不能“原封不动”;善于转化外地的经验,不能“照搬照套”,善于转化书面的语言,不能“一成不变”。有人说“天下文章一大抄”,这是有道理的。写文章不可能不“抄”,“抄”是一种学习,一种借鉴,一种启迪。因为写文章不可能不看上面的精神,不借鉴外地的经验,但关键是看你会不会“抄”,“抄”得妙不妙,“抄”得有没有水平,能不能“抄”出新意。有的同志写的文章,找不出一个错字,也没有一句错话,但细细看来,要么非常空洞、不切实际,要么面面俱到,不得要领,抄的痕迹十分明显。真正会写的人,会“抄”的人,文章往往有自己的东西,有自己的语言,有自己的风格,让人看起来,读起来有滋有味,一点也看不出“抄”的痕迹。这就是化的水平和能力。  
六、要克服两种心理:一要克服浮躁心理。不能静不下心来,进不了状态,形不成自己的思路或被别人原有的思路所左右。要静下心来分析我这个材料怎么写,怎样把他写好,写得出彩,得到领导及听众的认可。二要克服应付心理。不能简单弄几下,东拼西凑地凑一个应付了事,认为反正有直接领导在把关。如果有这样的心理,长此以往,就会形成惰性心理,对自身提高不快。我想,如果能精益求精的材料,一定要精益求精,把问题解决在自己手里,时间允许的话,先在自己手里反复斟酌、完善,不要急于抛出手,至少要到自己认为满意为止。当然,并不要求对每一个材料都精益求精,自己要掂量手头材料的分量,然后在精力分配上有所侧重。一些特别重要的材料,就是三天三夜不睡,也要把它赶出来,即使进入写作困境也要坚持,千万不能泄气,这是一种对待写作的精神和气概,也是对你有没有打硬仗的心理素质和能力的考验。有时即使山穷水尽、殚精竭虑,如果坚持了、顶住了,反而会峰回路转、灵感突现,然后就能一气呵成。虽然说我们写的都是“八股文”,但要把“八股文”写出特色、写出亮点,写得有色彩,也不是件容易的事。所以,要不断学习,不断求进。

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职场人生

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