行政工作统筹管理

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行政工作统筹管理
第一单元 关于行政统筹的基本认知
（一）当前环境下行政管理的转型
1、从管家型到枢纽型
2、从经验管理到科学管理
3、从被动执行到主动推进
（二） 行政统筹的绩效价值
1、协调的功能
2、优化的功能
3、执行的功能
4、服务的功能
（三）行政管理工作的困扰及其应对
1、工作内容和效果的无形性
2、任务的被动性和突发性
3、外界对其管理效果评价的主观性
4、管理特征的政策性和协调性
(四) 行政统筹管理的领域
1、硬件办公环境、办公设施、后勤资源
2、软件管理效率、工作流程、预见性管理
3、人员工作心态、服务意识、习惯、个性
（五）审视行政部门存在的价值
1、努力发现业务部门的需求- 避免被边缘化
2、努力满足企业运作的核心需求－被高层所依赖
3、努力创造企业和业务部门的需求－凸显自身价值
第二单元 企业运营的统筹管理
（一）事务性工作的统筹管理体系
1、建立管理法规
2、量化管理标准
3、制作点检工具
4、完善抽查记录
（二）办公环境的统筹管理
1、办公环境管理的特点和难点
? 繁杂、琐碎
? 突发性、被动型
2、如何保证管理的有效性
? 使任务可视化－除去感觉和经验导致的盲区
? 制作管理工具－降低检查和监督的成本
? 建立工作标准－保证执行过程的可操行性
3、有效管理标准的特征
? 可衡量－能够量化到点
? 可检验－不能产生争议
? 可追溯－便于检查监督
4、管理效果的检验
? 复杂的事情简单化
? 简单的工作流程化
? 让经验可以复制
? 降低对人的依赖
演练：行政事务管理工具的演示及制作
案例：洗手间管理文化
（三）其他行政事务的管理规范
1、饭堂管理规范（作业、卫生、安全、采购）
2、保安管理规范（培训、安全、工作标准）
3、公务车管理规范（司机培训、考核）
4、前台管理规范（礼仪、标准化）
（四）会议筹划与管理
1、会议的行政筹划与准备
? 企业会议类型
? 各类会议的筹划要点
? 会议席位的礼宾次序
? 为效果服务的几种会场模式
2、行政例会效果的管理与控制
? 摩氏会议效果评鉴法
? 科学的会议纪要模板
? 会议决议的跟进和督办
? 第三单元 跨部门工作任务的统筹管理
? （一）行政沟通协调的困扰和难点
? 1、垂直指挥系统的作用有限，缺乏强制力
? 2、职能分工不合理，导致部门利益冲突
? 3、职权划分不清晰,有责任盲点或空白区
? 4、组织资源稀缺，导致无序竞争和掠夺
? 5、人性的弱点---尽可能把责任推给他人
? （二）科学管理的思路与方法
? 1、科学代替经验，用清晰的工作流程避免责任的盲区
? 2、理性代替感性，用清晰的任务划分避免部门间推诿
? 3、高效率代替随意性，用重组和优化手段避免工期延误
? （三）情景演练：企业年会统筹策划案
? 科学的会议统筹流程
? 1、分解任务－使大型任务变成每一项清晰具体的活动
? 2、制作工作包－明确各协作部门的管理责任和资源配置
? 3、制作管理网络图－各项任务的完成时限和相互制约的关系清晰化
? 4、关键任务管理 保证监督检查和特殊问题统筹到位
? 第四单元 有效的行政沟通与协调
? （一）构建企业的沟通网络提升部门管理威信
? 1、建立清晰的管理系统－明确企业的汇报关系
? 2、健全正式沟通路线－保证信息的权威性和严肃性
? 3、建立正向的沟通渠道－传递公司的文化和管理主张
? （二）有效的对上沟通－获得领导信任
? 1、学会听懂上级说话，不要想当然
? 2、问好问题，了解领导的真正需求
? 3、有效表达，提高建议的采信率
? 4、积极互动，引导上级的正确思路
? 5、主动补台，适应不同上级的行为风格
? 6、严格职场操守，不参与办公室政治
? 7、承接任务三步骤
? 8、工作汇报四原则
? 9、接受指令五步法
? （三）有效的横向沟通－获得他人支持
? 1、用好非职务权力，增强个人影响力
? 2、分析对方的利益，启动对方需求
? 3、踩住对方的动力点，销售你的主张
? 4、了解并消除对方顾虑，促使对方参与
? 5、衡量双方优先级，找到最大公约数
? 第五单元
? 行政管理案例和工具
? 课程内容总结与回顾

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