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跨部门沟通技巧

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课程收益:

1、描述组织运作的障碍;
2、掌握跨部门沟通的关键技巧与方法;
3、减少冲突,增强跨部门间的沟通与协调;
4、梳理跨部门沟通的流程和方法;
5、应用、演示高效的跨部门沟通工具。

课程大纲:

你遇到过公司内部跨部门的推诿和扯皮事件么?
你见过过打了一圈电话还是无法解决问题的情形么?
你有时候发现有些跨部门的问题像拦路虎一样的挡着你么?
你遇到过跨部门的同事一起开会,不仅跨部门问题没有得到解决,反而造成更加严重的隔阂么?
你是否一直在寻找化解跨部门沟通的工具和方法呢?
基于行动学习设计的跨部门沟通课程将应用行动学习的方法和工具,帮助你化解部门间的隔阂,解决部门的推诿和扯皮事件,应用有效的会议模式开展高效会议,实现跨部门高效沟通。
在跨部门沟通中,我们梳理了跨部门沟通的四个步骤:澄清概念——问题寻因——方案构建——系统应用。
澄清概念——重新定义跨部门沟通的概念和问题
沟通课程根据层级定义,我们一般设定为五个层级:执行层的沟通课程:《聆听的技术》;基层管理者的沟通课程:《有效表达和传导技术》;中层管理者的沟通课程:《有效的跨部门沟通》;高层管理者的沟通课程:《高管影响力》;决策层的沟通课程:《公共关系和组织沟通》。

因此跨部门沟通这个行动学习式课程主要定位是中层管理者,跨部门沟通这个课程主要解决的是目标问题、利益问题、心态问题、技能问题等相关要素,这些都是中层管理者经常遇到的障碍之一。
在这个课程中如何去提升管理者的跨部门沟通能力,我们将行动学习的方法和操作分为三步,第一步:明确当前跨部门沟通的具体问题;第二步:解决跨部门沟通的问题;第三步:实现组织和个体的能力提升。
因此,我们要确定当前企业跨部门沟通中存在的问题有哪些?具体是什么问题,我们将问题明晰化、标准化。在确定问题时,首先由团队呈现组织内跨部门沟通的问题;其次由行动学习小组通过九宫矩阵分析法,确定需要解决跨部门沟通中具体问题;最后,由行动学习小组定义跨部门沟通问题成功解决的标准。
问题寻因——问题背后的问题有哪些?
在明确问题后,是什么导致了跨部门沟通的问题,我们开始针对问题来分析原因,问题背后的问题(原因)是什么,哪些关键的原因导致了问题的发生。再分析问题背后的原因,我们会采取多种方法来分析:例如因素分析法,问题树逻辑法,团队列名法,在罗列出所有的原因后,我们将通过打点法来聚焦跨部门沟通中重要、核心的原因。
在问题背后的问题分析时,很多团队成员会用惯性思维来武断的下判断是某些原因,或者用虚泛词(无法描述清楚)来定义原因,因此,无法聚焦到重要、核心的原因,无法分析真实的原因,这对问题的解决会带来很大的挑战。
在分析完原因后,我们将针对重要原因应用系统思考法画出系统图,分析原因之间的关系,以便更好的解决问题。
方案构建——如何构建跨部门沟通的解决方案?
在选定出重要的原因后,就消除出现的原因(即问题背后的问题),这是团队心智模式转换(另有称范式转换)的阶段,将运用团队共创法、水平思考法、力场分析法等方法来聚焦问题的解决方案。
例如,在我们的跨部门沟通课程培训中,有学员提出,跨部门沟通中,管理者不会换位思考,缺乏大局观,具体行为:某公司正在对经销商进行变革,销售部门王经理在经过艰苦卓绝的努力后,终于谈成了一个200万(提成近15万)的大单,所有的细节在谈妥后,业务合同开始走流程,当流程流到市场部时,被打回来了。市场部提出要将订单转移给经销商,他们给出的理由是:当前公司正好在对销售模式进行变革,由原来直接对终端客户服务转型为对经销商、代理商服务,由代理商、经销商直接服务客户,而这次的订单,经销商也跟进过,只是没有谈成,正好在变革时期,需要对外传递强有力的信号和信心,正好这个单可以作为一个变革后的第一张牌,但是王经理却不答应,他辛辛苦苦攻下来的客户转眼间就要拱手与人,心有不甘。
针对这个问题,如何解决?在该公司的行动学习小组研讨后,他们给出以下解决方案:
1、先听王经理的想法,针对其想法做出正确、正面的回应;
2、再从公司的大局、变革的要求等方面对王经理做思想工作;
3、对王经理的销售订单给予一定额度的奖励,可以以多种方式来进行,例如,现金、旅游、记功、颁发荣誉证书等方面;
4、马上建立完善关于销售订单管理的制度,将变革的行为用制度规范下来。
系统应用——建立跨部门沟通的系统
在解决完企业内的一个个跨部门沟通的问题后,行动学习小组在回顾总结时,开始反思,如何构建企业内部的跨部门沟通系统,在接触多个企业的跨部门沟通的行动学习中,他们基本上将行动学习系统构建分为四个步骤:第一步:开场导入;第二步:问题解析;第三步:创造成果;第四步:行动评估。
在树立好跨部门沟通的步骤和流程后,将通过工具和表单的建立进行固化和分享,例如有些企业建立了《组织跨部门沟通机制》,有些企业制定了《跨部门沟通制度》,有些企业设计了《跨部门沟通清单》,有些企业则在组织内添加了跨部门沟通的绩效指标。
基本信息
培训对象:企业管理者、项目管理人员、需要经常进行跨部门沟通的人员
培训学时: 12小时
实施方式:行动学习、角色演练、精彩视频、研讨互动、个案辅导、生动故事
建议人数:20-30人
课程目标
1、描述组织运作的障碍;
2、掌握跨部门沟通的关键技巧与方法;
3、减少冲突,增强跨部门间的沟通与协调;
4、梳理跨部门沟通的流程和方法;
5、应用、演示高效的跨部门沟通工具。
课程大纲
第一讲:定沟通目标和标准
1、主题目标
1.1单一性
1.2定性化
1.3时段性
2、细化目标
1.1定性化
1.2共享性
1.3时段性
3、具体目标
SMART原则
4、衡量标准
1.1建立衡量的尺度
1.2定义标准的要素
第二讲:跨部门沟通常见的障碍
1、组织管理的分歧
2、部门利益的分歧
3、个体沟通风格的差异
1.1活泼型的沟通方式
1.2力量型的沟通方式
1.3和平型的沟通方式
1.4完美型的沟通方式
4、本位主义
5、横向沟通机制不健全
6、沟通文化不成熟
第三讲:组织跨部门沟通的问题分析
围绕我们确定的目标,目标实现的标准,展开用团队列名研讨法分析当前跨部门沟通的原因,并运用群体决策的方法聚焦重点、核心原因,确定当前跨部门沟通的问题所在,并对当前问题进行分析。
1、问题背后的问题查找
2、针对问题展开讨论
3、聚焦重要问题
2、跨部门沟通问题类型及应对方法
1、跨部门沟通中目标管理
监督人
目标的5要素
避免跑题
2、关注利益关系
有关系和没关系
站在企业发展的角度看问题
达成共识最重要
3、跨部门沟通中的情绪管理
情绪的来源
情绪的处理
同理心的应用
4、跨部门沟通的沟通策略
根据人际风格调整沟通策略
应用合适的沟通工具
提高沟通的技巧

第四讲:求同存异找解决方案
1、力场分析法
1.1有利因素
1.2不利因素
3、围绕沟通目标制定寻找解决方案
1.1思维碰撞
1.2解决方案聚类
1.3命名组群
1.4补充新的创意解决方案
1.5形成系统的解决方案
第五讲:无界沟通的行动方略
1、制定行动计划及其保障机制
1.1以目标为导向的行动计划
1.2目标实现的风险分析
1.3行动中的障碍扫除策略
2、建立完善的责任体系
1.1责任划分的具体要求
1.2目视行动的进展
1.3里程碑的总结和回顾
3、建立强大的信息平台
4、完善沟通制度
1.1例行沟通会议制度
1.2跨部门沟通制度
1.3有效沟通的系统

本课程名称: 跨部门沟通技巧

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