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高级秘书、助理和行政人员技能提高

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课程大纲:

第一部分:怎样看待我们的工作
课前调查:现阶段你的职业满意度如何?你是否发自内心热爱自己的工作呢?
1. 秘书/助理的职业定位:
 目前秘书/助理职位所面临的挑战和机遇
 如何正确看待自己的角色,找准在企业中的位置
 怎样看待现在的职业,如何找到自己的职业定位呢?
 秘书/助理的工作在组织中的地位和价值

2. 明确和清晰的职责是开展工作的基础
 R&R五步法理清职责
 工作模块化
 工作数量化
 如何系统的与上级沟通自己的职责
3. 秘书/行政类工作究竟有哪些模块?专业的从业人员应具备哪些能力?
4. 秘书助理的职业未来在哪里,如何规划自己的职业生涯?
 如何做职业生涯规划?
 如何为自己在组织中的职业生涯规划发展道路?
 如何规避职业选择的几种困境?


第二部分:职业礼仪——如何做一个优雅的职业人
1. 职业着装与企业制度和企业文化的关系
2. 工作场所的言谈举止基本规范
3. 办公室日常礼仪
 引领礼仪
 电梯礼仪
 对预约的客人
 对未事先预约的客人
 奉茶礼仪
 介绍礼仪
 握手礼仪
 使用名片礼仪
 工作状态的坐姿、站立、行走
 交谈礼仪:声音、姿势、表情、态度

第三部分:秘书/助理的基本行政工作技能
1. 传真邮件管理
2. 差旅行程管理
3. 信息档案管理
4. 名片整理
5. 文件管理
6. 财务费用管理

第四部分:如何有效沟通从而提高工作绩效
1. 良好沟通的前提和原则是什么?
2. 如何在沟通过程中学会换位思考和倾听
 积极的思考方式和态度
 同理心的倾听
 用“为什么”提问挖掘更多的细节,了解更多的信息
3. 如何得体的回应和表达自己的思想
4. 如何在沟通中管理情绪
5. 如何与上级进行沟通?
 察言观色
 如何在上级面前表达意见
 如何让上级放心
 面对不同类型的上级如何做好沟通
6. 如何做好跨部门沟通?
 跨部门沟通障碍是谁的问题?
 创建良好的沟通氛围
 跨部门沟通的原则
 搭建跨部门沟通的桥梁
7. 与不同人际风格的人沟通的技巧和注意事项
8. 沟通中的非语言信息的把握
9. 其他沟通技巧
 赞美的技巧
 批评的技巧
 拒绝的技巧——如何说“不”

第五部分:如何管理我们的时间,让8小时更有效
1. 为什么我们总是那么忙?——影响工作效率的因素分析
2. 时间管理的五个原则
3. 时间管理的三个工具
4. 练习1:整理自己过去一天的工作时间,找出时间碎片,如何改善?
5. 练习2:整理一个秘书的工作日程
6. 必须学习和掌握的重要工作方法——预防性管理
7. 练习3:你立即需要动手做的哪些预防性管理类工作
8. 办公室5S运动及文档管理技巧
9. 学会利用清单管理自己的工作
10. 提高个人工作效率的其他方法

第六部分:高效的会议管理
1. 练习:你所在的组织在会议中有哪些可以改善之处
2. 讨论:通过练习学习的分析问题和解决问题的方法
3. 如何做会议成本分析
4. 良好会议的标准是什么?
5. 会议时间安排的技巧
6. 会议的罗伯特法则
7. 会前准备——会议议题的收集和安排
8. 会中协助¬——如何主持会议:开场白、会中异常情况的灵活应对
9. 会后整理——如何做会议纪要及会议决议的跟进工作

本课程名称: 高级秘书、助理和行政人员技能提高

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