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表单的十大问题和对策

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培训受众:

组织的中,高层管理者

课程收益:

这是关于企业表单和表单管理的系列课程之一。该系列分别包含了表单的十大问题和对策,表单的基础理论,表单的设计指南,表单与流程,表单与ERP,表单与数据库,网络商务表单,表单体系的管控,表单的信息流分类和诊断,表单体系和表单管理体系的诊断,表单管理最佳实践,表单与执行力,表单与ERP,等内容。针对企业内部的各项职能,讲师还开发了一系列以管理职能为对象的表单体系和管理的课件,如人力和行政表单体系的诊断,营销表单体系的诊断,采购和供应链表单体系的诊断,生产类表单体系的诊断,研究与开发(R&D)表单体系的诊断,项目管理表单体系的诊断等。如上表单系列课程中的案例,最佳实践,理论总结是讲师多年从事企业管理所得出的心得体会。其中绝大部分是讲师本人的独创。
有位世界500强企业的创始人曾经说过,“管理就是流程加表单”。这句话非常通俗易懂,寓意深刻,他把表单的地位放在了非常高的位置。的确在企业管理的实践中表单无处不在,按理说应该有与其等同的表单理论来支持。但讲师本人从事企业管理达三十多年企,业管理的书籍也阅读无数,却从未遇见一本以表单管理为主题的书问世,以及以表单管理为主题的培训课程。世面上有许多企业常用表单模板,不少工具书中也在介绍制度,流程时附上表单。但表单背后的理论根据,表单设计的最佳实践,以及把企业的整个表单体系作为研究对象的例子还没有遇到,足以见得管理界对表单管理方面研究的忽略和轻视。
在实践中,由于办公室软件的迅速普及,几乎所有的职员都能接触到电脑,电脑软件,能自行设计表单。原来专业人士手工设计,印刷公司排版,印制,发行表单的流程已经罕见了。但正因为表单设计变为许多人都能办到的事,使得表单的管理,表单的体系建设显得更为重要,企业才更需要有专业方面的指导。
讲师本人正是看到表单对企业和企业管理的重要性,还有就是这方面的理论研究的空白,所以才耗尽数年功夫,深入研究上千表单,最终打造出表单管理系列丛书和相应的系列课程,希望能填补企业管理在这方面的空白,受益于千万家企业。

课程大纲:

上午课程内容:

(一)开场导入:
1. 表单,表单管理,表单体系是企业界和理论界严重忽视的盲区
2. 郭台铭语录:管理就是流程加表单
3. 王永庆对表单管理的重视:台塑的管理基本上就是表单管理

(二)表单是什么?
1. 表单的定义
2. 表单在企业管理中的定位?
3. 表单在企业里的真正作用是什么?

(三)企业表单存在的十大问题(上)
案例:解剖一个企业,从中介绍企业表单存在的十大问题
问题1:表单的命名引起理解的麻烦。
1) 案例:某企业有多个同名但不同内容的“生产计划表”,从范围上分别用于总装车间,涂装车间,冲压车间,以及工厂范围;从时间周期上,有周计划,月计划。
2) 如何正确地给表单命名?
3) 对策:表单命名的五维度法
4) 使用“表单命名五维度法”的好处
问题2:表单没有编号和版本带来的麻烦。
1) 企业的表单应该如何编号?--
2) 对策:企业表单编号及版本控制
问题3:表单外观设计的诸多问题 –
1) 填写的空格的大小设计问题:填写的空间太小,或是太大。
2) 空格的标签语言让人误解:到底填什么内容?
3) 纸质表单填写的内容无法录入计算机:计算机识别
4) 人工填写时如果记忆差怎么办?填写提示
5) 标签和空格无法一一对应:到底填哪里?
6) 对策:“表单外观设计指南书”
问题4:同一张表,一百个人就有一百种填法。
1) 案例:一张登记表的五花八门的错误填法
2) 如何有效和正确地填写表单?
3) 对策:表单填写说明书和填写样板
4) 表单填写说明和样板的重要性

(四)本节课内容回顾


下午课程内容:

(五)企业表单存在的十大问题(下)
问题5: 人工填写容易出错
1) 手工填写,读取,计算,汇总表单时容易出现的错误举例
2) 解决对策:表单的电子化,网络化,数据库化
问题6: 做事有流程,但填写表单却没有流程,造成“表单的执行力”差!
1) 是否有“表单的流程”?
2) “表单的流程”与“流程的表单”的概念区别
3) 没有“表单的流程”是执行力差,管理混乱,管理成本高的根源之一
4) 解决对策:为关键表单设计“表单使用流程”
问题7:表单记录的滞后造成原始数据失真和丢失。
1) 案例:某企业一设备操作工把一个月的每日设备点检记录一次填写交差。
2) 表单记录理论:“记录失效曲线”和”记录时间敏感度”。
3) 如何实现表单的实时,及时,真实的记录?
4) 如何对各种表单进行“记录时间敏感度”进行分析和分类?
5) 解决对策:管理重点放在“记录时间敏感度”高的表单,实行实时管控。
问题8:企业内部的表单设计,发布的职责不明
1) 似乎每个人都可以设计表单,发布表单。
2) 案例:某企业新上任采购总监,新管上任会推倒现有表单,重建一套新表单。
3) 解决对策:明确表单管理中设计,发布,修改,淘汰等的职责和权限
问题9:管理者不清楚企业有多少表单,以及最新版本
1) 谁能明白我们企业到底有哪些表单?
2) 那张表单是最新版本?
3) 解决对策:通过表单的“主清单”来管理整个企业表单的编号,命名,发布,版本号,更新,和淘汰。
问题10:办公室的收发文件,仓库的进出材料的出现丢失,记录不全,无法追溯的现象
1) 案例:某企业的原材料仓库的账实不清现象
2) 类似情况的总结:流水账,唯一进出口,有进就有出
3) 解决对策:使用固定台账来连续不间断地记录进与出

(六)课程总结
1) 回顾课程全部内容
2) 运用“记忆术”加强学员对本课程知识的深刻记忆。

培训师介绍:

 
柯愈立先生,美籍华人,世界级制造企业运营和流程管理专家,麻省理工学院全球运营领袖学者。师从麻省理工学院全球运管理权威查理.梵英教授和流程再造创始人迈克尔.哈默教授,获得麻省理工学院工程和工商管理双硕士。有近30年在亚洲、美洲、欧洲从事企业管理的丰富理论和实战经验。担任过全球500强,包括在德国西门子集团、美国福特汽车集团、瑞士ABB集团以及中国大型民营企业和国国营企业工厂经理,总监,总经理,集团COO,咨询公司总裁等企业高级管理职务,管理过数千人到上万人团队。*******职业生涯涵盖了企业管理的全过程。

本课程名称: 表单的十大问题和对策

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