高级秘书、助理和行政人员技能提高训练营

第一部分? 职业素养篇
一、行政人员（秘书/助理）的职业特性与素质要求
1. 准确自我定位
初级：事务性文员
中级：事务性文员＋协助管理
高级：独立管理＋事务处理
★ 视频：为什么不提拔我？
★ 现场演示：“用什么方式说话，永远比说什么更重要”
2. 优秀人员的胜任素质
如何提升秘书/助理/前台人员的素质
优秀与一般的差异——修炼良好心态
★ 案例分析：对待岗位的三种不同观点的人，命运怎么就这么不一样呢？
第一种人认为：初级秘书、文员不就是端茶倒水，接听电话，就是个“万金油”角色；
第二种认为：吃年轻饭，混日子；
第三种可是个有心人，知道脚下的路该怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。
如何理解五星级的秘书/助理——从优秀到卓越
★ 案例：老板眼中的五星级秘书/助理
二、职业生涯规划
1. 什么是职业生涯规划？
2. 为何要进行个人职业生涯规划？
分析自我，确立人生的方向
准确评价个人特点和强项，在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势
看到秘书/助理/前台人员职业发展规划的前景，提供前进的动力
★ 小组讨论：获得员工成长与企业绩效的双赢
3. 职业生涯规划的简单步骤
掌握SWOT分析工具进行自我分析
运用“5W提问”法进行自我分析
→ What I am? 我是什么样的人？
→What I want? 我想要什么？
→What I can do? 我能做什么？
→What fit I most? 什么是最适合我？
→What I can choose？我能够选择什么？
★ 走进实战：“我的命运我把握，我的前途我做主。”
?运用SWOT分析工具认识自我
你知道您是几号性格的人吗？你不能在困惑了，结束一直“茫、盲、忙”的状态
——建议寻找通过20%的努力就能到达80%的效果的领域发展
★ 视频：同样的事情为什么我就做不好？
三、秘书/助理职场礼仪规范
1. 塑造良好的个人职场形象
着装的TOP原则
“拒绝”着装败笔——着装误区
恰当的肢体语言 让自己成为一个有素养的人
★ 案例：为什么不录用我，我错在哪呢？
2. 基本职场礼仪
办公室礼仪
待礼仪——形体仪态的训练
√ 站姿—体态美的起点??
√ 坐姿—高雅仪态的展示
√ 走姿—动态美的展示?
√ 表情—内心世界的窗口：目光、笑容
?? 接待礼仪
?? 电话礼仪与应对技巧
★ 现场演示：如何着装让我更优雅和自信
四、办公场所5S管理
5S的概念
推行5S的重要性
如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作
长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法
★ 现场模拟：算一算人生有多少年在工作？良好的环境对我们有多重要，教会你5分钟快速掌握5S技巧
职业形象塑造，不是您个人的事，常听到这样的话，看到您就看到了您领导的品味。责任重大
——从改变自己开始吧！
★ 案例：为什么有需求，见了我后需求就没有了
第二部分? 工作技能篇
一、时间管理及工作统筹技巧
1. 时间管理的误区
2. 时间管理的原则
√ 目标管理与80/20法则
√ 缓急轻重的优先管理
√ 个人时间与领导工作时间计划与安排
3. 时间管理小窍门
4. 办公室接待与电话处理
◇ 上级的时间管理与安排
5. 自我情绪控制与压力管理
◇ 上司出差日程管理与工作计划
★ 案例：如何管理上司的时间——帮领导做计划的技巧
★ 小组讨论：“你一天的工作是怎么安排的？”
如何管理你好你的时间，让自己活出精彩？
★ 案例：从种树任务分析您解决问题的思路
——做正确的事，不仅是把事做对
大家认为是否能在3年时间内，获得15年的工作经验？
——其实是可能的，老师亲身经历和大家分享时间管理的秘诀
二、会务组织与管理
1. 成功组织会议的技巧
2. 组织阶段的工作：
√ 会前准备
√ 会中协助
√ 会后整理
3. 会议座次安排的学问
★ 练习：小组讨论：如何协助召开公司例会
★ 案例：如何应对会议中的“漏洞”？
★ 现场模拟：会议记录及纪要训练
三、信息、文档管理与运用
1、信息收集
信息工作的六个基本要求和三个诀窍
收集信息工作的三个诀窍
信息的查实及传递
信息的储存与保密
2、文档管理
文档分类及储存的工作规范
文档查阅及分装的工作规范
?? 文档销毁及保密的工作规范
★ 案例：李秘书的返工引起的深思
四、行政公文写作技巧与处理实务
1、行政公文写作的基本要求
2、行政公文的格式
3、常用行政公文写作及公文格式要素范例
通用公文：
→ 报告
→ 请示
→ 批复
→ 函
→ 决定
→ 公告
→ 通告
事务公文：
→ 工作计划
→ 工作总结
→ 会议纪要
礼仪文书：?
→ 请柬
→ 介绍信
→ 推荐信
★ 案例分享：请示/报告混为一体
★ 撰写初稿练习：通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写
现场研讨：领导公文文种混淆（关于……请示报告），您是知道领导错了，您如何提出来？
第三部分? 统筹管理篇
一、秘书/助理人际沟通与工作协调技巧
★ 游戏导入：通过“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义，并导出沟通的意义所在。
1. 成功沟通的秘诀
?? 学会聆听：不轻易打断对方的话
怎样反问：了解对方的需求
如何肯定：肯定对方——微笑、点头、是是是
表明立场：拒绝的艺术
提出解决方案：提出2-3个解决方案
★ 案例：如果是你该怎么说？
——为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价
2. 有效沟通过程及环节
信息发送、接收、反馈
有效发送的技巧
★ 现场演示：沟而不通的后果给我们带来的启事
3. 认识你的沟通对象
?? 与上级沟通的原则
与各种性格的领导打交道技巧
跨部门的沟通技巧
与客户沟通
★ 游戏：究竟是谁的错？
研讨九型人格学问——教您认识自己和他人的工具
——只有“懂领导”才能帮领导
二、行政管理人员办公室事务管理
后勤管理（前台、车辆、食堂、清洁）
办公室设备管理（电话、传真、复印机、电脑）
员工安全和保密工作
公共关系管理
★ 全景案例：某公司年度大型庆典活动策划始末
★ 案例：如何应对车辆管理的“漏洞”？
三、事物性项目性工作的组织管理
事务工作有哪些
学会列事务清单
用项目计划管理工作
★ 沙盘演练：如何设计大型接待计划并实施

四、课程分享：我学到了什么？

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